Die Präsentation Reinhard Dedecek Inhalt A Formen des Manuskripts
Ein gut gestaltetes Manuskript ist der Schlüssel für eine Sie sollten keine Mühen scheuen, Ihr Manuskript sorgfältig und übersichtlich zu erstellen. Es enthält alles, was Sie vorbereitet haben. Gestalten Sie es so, dass Sie jederzeit auf die gerade benötigten Informationen Zugriff haben. Es gibt verschiedene Formen des Manuskripts:
Einige Grundregeln sollten Sie bei allen Formen beachten:
B Medien zur Präsentation Ein Bild, eine Zeichnung verhilft jedem Zuhörer zu einem besseren Verständnis und dient als
Gedächtnisstütze. Dieses Sichtbarmachen von Kommunikationsinhalten wird in der Fachsprache „Visualisierung“ genannt. Fünf Möglichkeiten möchte ich im folgenden vorstellen: a. Der Overhead-Projektor Der Vorteil dieses Gerätes liegt darin, dass Sie Ihren Zuhörern nie den Rücken zudrehen müssen. Sorgen Sie dafür, dass der Projektor sauber ist und überprüfen Sie, ob die Ersatzbirne funktioniert. Achten Sie auf eine gute Projektionsfläche. Steht Ihnen kein Projektortisch zur Verfügung, so nehmen Sie zwei Plastikgetränkekisten, die Sie umgekehrt übereinanderstellen und mit einem Tuch abdecken. Stellen Sie den Overhead-Projektor darauf. Vor der Präsentation müssen der richtige Projektionsabstand und die Schärfe eingestellt werden. Während der Präsentation überzeugen Sie sich nur noch mit kurzen Blicken, ob die Folie korrekt aufgelegt wurde. Alle Verweise zu einer Foliendarstellung erfolgen auf der Folie mit einem geeigneten Stift, nicht auf der Projektionsfläche Wenn Sie eine Folie vom Apparat nehmen, um die nächste aufzulegen, klappen Sie den Spiegel zu, damit die Leinwand dunkel ist. Jetzt wechseln Sie die Folie, so wird kein Zuhörer irritiert. An- und Abschalten sollten Sie vermeiden, evtl. schaltet der Projektor erst nach einiger Zeit wieder ein (ausprobieren), andererseits können Sie den Spiegel nicht zugeklappt lassen, da sonst durch die Erwärmung der Kondensor zerspringt.
Der Flipchart ist nicht anderes als ein DIN A 1 großer Block auf einem Gestell. Machen Sie sich bitte vorher mit dem Papierwechsel vertraut, da er sehr unterschiedlich konstruiert sein kann. Schreiben Sie in einer angemessen großen Schrift, die in der letzten Reihe noch gelesen werden kann (ausprobieren). Für dieses Medium gibt es eine Reihe von Hilfsmitteln, z.B. farbige Markierungspunkte, „ldeenwolken“, farbige Streifen für Tabellen, breitere Streifen als Grundlage für Überschriften, Markierungsnadeln... . Selbst Kreppband oder andere Materialien können Sie einsetzen. Ihrer Phantasie sind kaum Grenzen gesetzt. Auch hier gilt die Gestaltungsregel, die Flipchart-Bögen nicht zu überladen. Die einzelnen Bögen könne in Ruhe vorbereitet werden. Vorteilhaft ist eine Dynamisierung durch Ergänzung anderer Elemente, z. B. Betonung durch Setzen einzelner Punkte, Formulierung einer Idee auf einer Wolke, die angeheftet wird ... .
Steht Ihnen kein Flipchart zur Verfügung, können Sie ein Plakat erstellen. Weißes Packpapier oder Tapeten lassen sich dafür gut verwenden. Auf dem Wandplakat können Sie die wesentlichen Stichwörter Ihres Vortrages, Ideenliste... notieren. Es gelten hier die gleichen Gestaltungsregeln wie beim Flipchart. Denken Sie an Klebeband! Das Wandplakat bietet mehr gestalterische Möglichkeiten
als der Flipchart, da im Prinzip keine Formatbegrenzung vorhanden ist. Auch ein Wandplakat lässt sich dynamisch gestalten! d. Das Video Videobänder haben bei einem Referat eine ergänzende Funktion. Mit ihnen kann man besonders die Zuhörer auf ein Thema einstimmen oder aktuelle Geschehnisse dokumentarisch verdeutlichen. Achten Sie darauf, dass alle Zuhörer die Möglichkeit haben, das Video zu sehen. Überprüfen Sie auch, ob sich keine hellen Flächen (z.B. Fenster) im Fernseher spiegeln. Spulen Sie das Band an die Stelle, mit der Sie beginnen wollen. Für die weitere Präsentation können Sie die weiter oben aufgeführten Mittel einsetzen. Der Aufwand für die Vorbereitung eines Videos darf nicht unterschätzt werden! Sinnvoll sind kurze Videosequenzen in einem Präsentationsprogramm. e. Die PowerPoint-Präsentation Es gibt eine Vielzahl von Präsentationsprogrammen, die es ermöglichen, eine Präsentation mit allen Rafinessen vorführen zu können. Das Programm PowerPoint hat sich allgemein behauptet, da es von Microsoft mit dem Office-Programm ausgeliefert wird. Der Einsatz dieser Programme stellt kein Problem dar, wenn Beamer zur Verfügung steht, der eine Projektion für ein größeres Publikum erlaubt. PoerPoint gestattet alle Möglichkeiten und viele weitere gestalterische Besonderheiten, z.B Animationen mit Text und Bild, Geräusche ... . Die oben genannten Regeln gelten auch für dieses Programm. Leider werden häufig die eigenen Fähigkeiten nicht genutzt, da man sich auf die vorgefertigten Layouts verlässt. Die hat aber jeder schon x-mal gesehen ... . Welche Medien für eine Präsentation eingesetzt werden sollen, hängt nicht nur von der vorhandenen Technik ab, sondern auch von der Situation und der Absicht!
C Folienarten Es gibt drei grundsätzliche Folienarten, die alle ihre eigenen Regeln besitzen: a. Das Textdiagramm Gute Textdiagramme bestehen aus wenigen Stichpunkten, die die Kernaussage des Textes enthalten. Je kürzer die Wörter und Sätze, desto präziser ist auch die Aussage. Ein Punkt sollte nicht mehr als sechs bis acht Wörter enthalten, das Diagramm nicht mehr als sechs bis acht Zeilen, also nicht mehr als 50 Wörter. Zu dieser Realisierung gehört etwas Übung. Jedes Diagramm sollte nur einen Gedanken enthalten, damit die Präsentation übersichtlich bleibt. Kraftvolle Verben veranschaulichen den Sachverhalt besser als langweilige Wortkonstruktionen mit vielen Substantiven. Das Thema sollte auf jedem Diagramm vorhanden sein; die Überschrift muss die Aufmerksamkeit des Lesers wecken. Grafiken können dabei hilfreich sein.
Das Organigramm verdeutlicht mit Hilfe einer schematischen Darstellung einen Sachverhalt und dessen Beziehungen zu einem Gesamtgedanken. So können z.B. Pfeile Verzweigungen oder Zusammenhänge verdeutlichen. Es geht also weit über die Gliederungsfunktion eines Textdiagramms hinaus, weil es zusätzlich optische Verknüpfungen bietet und so eine leichtere Übersicht ermöglicht. Dessen sprachliche Gestaltungsmittel müssen aber auch hier berücksichtigt werden.
Die leicht fassliche Darstellung von Zahlen und deren Zusammenhänge stellen eine besondere Schwierigkeit dar. Es wird zwischen Linien-, Balken- und Flächendiagramm unterschieden. Diese können aber die unterschiedlichsten Formen annehmen, bis hin zu dreidimensionalen oder bildlichen Darstellungen. Sie sind für bestimmte Einsatzbereiche prädestiniert. Das Liniendiagramm eignet sich z.B. zur Darstellung von Zeitreihen, z.B. Trends..., Balkendiagramme werden für vergleichende Zahlen eingesetzt, z.B. Abnahme der Schülerzahlen pro Jahr, Flächendiagramme, z.B. ein Tortendiagramm, verdeutlicht den Anteil einer Teilmenge an der Gesamtmenge in Prozent. Häufig kommt eine Kombination der Folienarten vor.
Folien Für eine Präsentation ist es wesentlich, dass die Betrachter die Informationen schnell und zweifelsfrei erkennen können. Das ist mit Hilfe von Grafiken und Farbe besonders gut und leicht möglich. Eine rein schwarz - weiß gestaltete Folie ist heute in der Zeit des multimedial verwöhnten Betrachters nicht mehr zu akzeptieren. Es muss zumindest - neben der Strukturierung - ein farbiger Blickfang vorhanden sein.
Die gängigen Office-Programme enthalten Programmelemente, die zur Erstellung von Präsentationen programmiert worden sind. Allerdings sollte berücksichtigt werden, dass sehr viele Zuschauer diese Vorlagen und Grafiken kennen. Eine Äußerung wie: „Das ist aus PowerPoint.“ ist nicht vorteilhaft. Überlegen Sie, wie Sie selbst Hintergründe ... gestalten können, z.B. mit Hilfe von gescannten Fotos, einer Digitalkamera oder eigenen zugekauften ClipArts. Denken Sie daran, dass bei diesen Vorlagen selten unterschiedliche Textfarben berücksichtigt werden. Der Einsatz weniger, der Strukturierung dienlicher Farben ist eine Grundvoraussetzung für eine Präsentationsfolie. Dadurch wird die Aufmerksamkeit des Zuhörers erhöht, er kann sich besser orientieren und Sie haben die Möglichkeit, wesentliche Merkmale zu betonen. Bei komplizierten Zusammenhängen bieten sich Schichtfolien an, mit deren Hilfe Sie kompli- zierte Darstellungen schichtweise aufbauen können. Bitte denken Sie hierbei besonders an den Einsatz von Farbe. Damit die Folien passgenau aufgelegt werden können, haben die Projektoren oben und an der linken Seite Zapfen. Jetzt brauchen Sie nur noch die Folien zu lochen. Ein Ersatz wären Passerzeichen (Kreuze an allen vier Ecken). Mehr als drei Folien lassen aber nicht mehr genügend Licht durch. Wesentlich für Text ist die Lesbarkeit. Leider gibt es keine allgemeinverbindliche Regel. Die Schriftgröße ist von dem Projektionsabstand abhängig. Aber selbst in kleineren Konferenzräumen müssen Sie mit einer Mindestgröße von 14 Punkt / fett schreiben, besser sind 16 Punkt / fett. Zu viel Text muss aber auf jeden Fall vermieden werden. Eindrucksvolle, farbige Folien, die auch ansprechende farbige Grafiken enthalten, können Sie mit einem Tintenstrahldrucker erstellen. Da die Spezialfolien relativ teuer sind, sollte erst ganz zum Schluss der endgültige Druck erfolgen, denn es finden sich immer Verbesserungsmöglichkeiten. Die Folie leitet und gliedert die Präsentation. Das was Sie sagen, muss nicht auch noch gelesen werden, Ihre Zuhörer können entweder nur lesen oder nur zuhören!
Diagramme Torten-, Balkendiagramme ... haben wir alle schon in zwei- und dreidimensionalen Varianten gesehen - was eben mit einem Computerprogramm generiert werden kann. Interessant werden solche Diagramme aber erst, wenn sie einen Bezug zur Thematik haben. Muss denn ein Flächendiagramm immer eine Tortenform besitzen? Wenn ich z.B. die Zahl der Arbeitslosen in den vergangenen Jahren grafisch darstellen möchte, so kann ich ohne weiteres einen Umriss Deutschlands, eines Arbeiters ... nehmen und entsprechend einteilen. Diese Möglichkeiten bestehen fast immer!
E Verständliches Informieren Grundlagen Damit eine Präsentation gelingt, muss der Informationsgehalt verständlich formuliert werden, erst dann kann eine Idee oder ein Konzept von den Betroffenen überprüft und überzeugt werden. Dafür sind es sowohl aus der Sicht des Hörers, als auch des Sprechers folgende Überlegungen wichtig: Hörer: Bei verständlichen Informationen gibt es keine sinnlose Zeit- und Energieverschwendung.
Sprecher:
Psychologische Ordnung
Eine Erhöhung der Aufmerksamkeit kann manchmal auch dadurch erreicht werden, wenn eine problemorientierte Fragestellung formuliert wird, man auf Bekanntes oder Neuheiten hinweist oder eine Überraschung vorweisen kann. Zum Schluss kann es manchmal sinnvoll sein, eine Zusammenfassung zu formulieren und die Thematik damit auf den Punkt zu bringen.
F Kommunikative Kompetenz Die sprachlich Form sollte zur sozialen Situation passen. Schon bei den Grundüberlegungen wurde darauf hingewiesen, dass Art und Größe des Publikums berücksichtigt werden müssen. So ist es für jeden einsichtig, dass für ein Fachpublikum Fachbegriffe häufig verständlicher sind als deren Umschreibung. Diese Zuhörer besitzen auch Vorkenntnisse und können vielleicht auch komplexere Satzstrukturen verstehen. Diese Kenntnis hat entscheidenden Einfluss auf die Planung und Strukturierung der Präsentation. Das Publikum darf in seiner Sachkompetenz nie unterschätzt und natürlich auch nie überschätzt werden. Treffende Bespiele machen einen Text für jede Art des Publikums verständlich. Sie machen zwar einen Vortrag länger, erhöhen aber erheblich die Verständlichkeit. Durch zusätzliche Elemente können auch Zuhörer erreicht werden, die sich nicht so stark für das Thema interessieren, z. B. Erzählung eigener Erlebnisse (zu dem Thema), mitgebrachte Gegenstände (z. B. Modelle, eine ausländische Zeitung ...), anschaulicher, bildhafter und / oder witziger Ausdruck. Auch nonverbale Mittel wie Lächeln, Blick können ebenfalls eine solche Wirkung haben. Diese Zusätze sollten kurz und ganz auf das Informationsziel ausgerichtet sein, sonst lenken sie eventuell ab und mindern den Erfolg
Sprachliche Merkmale sind wichtig,
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